Datenschutzerklärung

Wir nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst. Diese Datenschutzerklärung informiert Sie gemäß Art. 13 und Art. 14 DSGVO umfassend darüber, welche personenbezogenen Daten wir bei der Nutzung der mobilen App „VANTRIC" (iOS/Android) sowie der Web-Anwendung unter vantric.de erheben, zu welchen Zwecken wir diese verarbeiten, an wen wir sie übermitteln, wie lange wir sie speichern und welche Rechte Ihnen zustehen.

1. Verantwortlicher im Sinne der DSGVO

Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist:

Conser Gosch UG (haftungsbeschränkt)
Erlanger Straße 46
90765 Fürth · Deutschland
Geschäftsführer: Torben Gosch
Amtsgericht Fürth, HRB 22177
USt-IdNr.: DE458507310
E-Mail: info@vantric.de

2. Ansprechpartner für Datenschutz

Torben Gosch (Geschäftsführer)
Conser Gosch UG (haftungsbeschränkt)
Erlanger Straße 46, 90765 Fürth
E-Mail: datenschutz@vantric.de

Hinweis zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten: Wir beschäftigen derzeit weniger als 20 Personen, die regelmäßig personenbezogene Daten verarbeiten. Eine Pflicht zur Bestellung eines betrieblichen Datenschutzbeauftragten gemäß §38 BDSG besteht nicht.

3. Überblick: Welche Daten verarbeiten wir?

Zum schnellen Überblick — Details zu jeder Kategorie finden Sie in §4:

• Account-Daten: E-Mail, Vor-/Nachname, Telefonnummer, Passwort (gehasht) — bei Nutzung ohne Registrierung („Gast-Zugang") entfallen E-Mail/Passwort, siehe 4.1a
• Unternehmensdaten: Firmenname, Rechtsform, Branche, Land, Gründungsjahr
• Onboarding-/Gründerprofil: Antworten aus dem Einrichtungsdialog, Fähigkeiten, Erfahrung, Zeitbudget
• Aufgaben & Anhänge: selbst angelegte Aufgaben, optional angehängte Fotos/PDF-Belege
• Digitale Visitenkarte: von Ihnen frei eingegebene Networking-Angaben, die Sie bewusst per Link teilen
• Mentor-Support-Chat & Ideen-Check: von Ihnen eingegebene Frage-/Geschäftsideen-Texte
• Benachrichtigungs-Einstellungen & Push-Token: Ihre Push-/E-Mail-Präferenz sowie ein Geräte-Push-Token bei aktivierten Push-Benachrichtigungen
• Support-Anfragen & Kontaktformular: Name, E-Mail-Adresse, Betreff und Nachrichtentext, die Sie uns über das Kontaktformular auf vantric.de oder den Support in der App senden
• KI-gestützte Arbeitshilfen: von Ihnen eingegebene Texte für Businessplan-Bausteine, Initiative-Bewertung und Angebots-Generator (siehe 4.5)
• Nutzungs- und Log-Daten: technische Zugriffsdaten, Fehlerprotokolle

4. Detaillierte Datenkategorien

4.1 Account- und Unternehmensdaten

Bei der Registrierung erheben wir E-Mail-Adresse, Vor-/Nachname, Telefonnummer und ein gehashtes Passwort (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Vertragserfüllung). Für Ihr Unternehmen erfassen wir Firmenname, Rechtsform, Land, Branche und Gründungsjahr sowie weitere im Einrichtungsdialog abgefragte Angaben (Zwölf-Monats-Ziel, Umsatzband, Gründungserfahrung), um Ihnen passende Empfehlungen, Leitfäden und Compliance-Hinweise anzeigen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. b, hilfsweise lit. f — berechtigtes Interesse an einer funktionierenden Personalisierung).

4.1a Gast-Zugang (anonymes Konto)

Für die Zuordnung im System hinterlegen wir intern eine technische Platzhalter-Adresse, die nicht an Sie adressierbar ist und niemals für Kommunikation genutzt wird. Alle übrigen in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Verarbeitungen (z.B. Unternehmensdaten, Aufgaben, digitale Visitenkarte) gelten für den Gast-Zugang inhaltlich unverändert, jeweils auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung — Bereitstellung der von Ihnen aktiv genutzten Funktionen). Ihr Gast-Konto können Sie wie jedes andere Konto jederzeit unter Ziffer 8 löschen. Über die Funktion „Konto sichern“ können Sie Ihren Gast-Zugang jederzeit in ein vollständig registriertes Konto umwandeln, indem Sie E-Mail-Adresse und Passwort hinterlegen; Ihre bisher angelegten Daten bleiben dabei erhalten. Wird ein Gast-Zugang nicht zu einem vollständig registrierten Konto ausgebaut, löschen wir das zugehörige technische Konto automatisch, wenn es 30 Tage lang nicht genutzt wurde (maßgeblich ist der jeweils späteste Zeitpunkt aus Anlage, letzter Anmeldung bzw. Sitzungserneuerung und einem laufenden E-Mail-Wechsel; Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO, Speicherbegrenzung). Melden Sie sich als Gast ab, werden Ihre Antworten, Ihre Karte und Ihre Aufgaben unwiderruflich gelöscht; ein Gast-Zugang lässt sich nicht erneut anmelden. Die automatische Löschung erfolgt zusätzlich zur jederzeit möglichen eigenen Löschung nach Ziffer 8, die auch für Gast-Konten unverändert sofort und ohne Wartezeit wirkt.

4.2 Gründerprofil und Personalisierung

Optional erfasste Angaben zu Ihrer beruflichen Situation, Fähigkeiten, Qualifikation und Ihrem Zeitbudget nutzen wir ausschließlich, um die App-Inhalte (Empfehlungen, Leitfäden, Aufgabenvorschläge) auf Ihre Situation zuzuschneiden. Sie können der Personalisierung beim Onboarding widersprechen (Rechtsgrundlage dann: Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a — jederzeit widerrufbar in den Konto-Einstellungen). Dieser Widerspruch wirkt sich auf die automatische Empfehlungs-Engine (obige Empfehlungen/Leitfäden/Aufgabenvorschläge) aus. Der Mentor-Support-Chat und der Ideen-Check (siehe Ziffer 4.5) sind davon nicht betroffen: dort geben Sie Ihre Frage bzw. Ihre Angaben jeweils aktiv und gezielt selbst ein, und die Antwort bezieht sich naturgemäß auf genau diese Eingabe sowie Ihr hinterlegtes Firmenprofil.

4.3 Aufgaben, Fotos und PDF-Anhänge

Von Ihnen angelegte Aufgaben sowie optional daran angehängte Fotos oder PDF-Dokumente (z.B. fotografierte Belege) speichern wir in einem privaten, nur für Ihr Unternehmen zugänglichen Speicherbereich (max. 10 MB je Datei, Formate JPEG/PNG/PDF). Der Zugriff erfolgt ausschließlich über zeitlich begrenzte, signierte Links — es gibt keine öffentlich erreichbare Datei-URL. Diese Funktion dient der informellen Aufgabenorganisation, nicht der steuerlichen Belegarchivierung (keine GoBD-Anforderungen). Sie können angehängte Dateien jederzeit selbst löschen.

4.4 Digitale Visitenkarte — öffentlich per Link abrufbar

Wenn Sie die Networking-Funktion nutzen, können Sie Anzeigename, Firmenname, Kurzbeschreibung, Pitch-Text, Team-Mitglieder und einen Link zu Ihrem Pitchdeck hinterlegen. Für einzelne, besonders sensible Felder (E-Mail, Telefonnummer, Pitchdeck-Link) holen wir Ihre gesonderte, granulare Einwilligung ein, bevor diese über die Karte sichtbar werden (Art. 6 Abs. 1 lit. a). Wir zählen, wie oft Ihre Karte aufgerufen wurde (reiner Zähler, keine Identität der aufrufenden Person). Wenn Sie selbst die Karte einer anderen Person scannen, speichern wir die dabei sichtbaren Angaben in Ihrer eigenen „Kontakte"-Liste. Sie können Ihre Karte jederzeit deaktivieren oder einzelne Felder wieder verbergen.

4.5 KI-gestützte Funktionen (Mentor-Support-Chat, CFO-/COO-Erklärungen, Ideen-Check)

VANTRIC bietet einen Support-Chat für Unternehmerfragen, KI-generierte Erklärungen zu Ihren CFO-/COO-Kennzahlen, einen Ideen-Check-Assistenten (Geschäftsidee, Wettbewerbsanalyse, grober Kapitalbedarf), eine KI-gestützte Bewertung Ihrer Initiative, KI-gestützte Businessplan-Bausteine (Zielgruppe, Angebot, Meilensteine, Finanzplanung, Wettbewerb) sowie einen Angebots-Generator für Ihre Akquise. Je nach Funktion werden unterschiedliche Daten an die folgenden externen KI-Anbieter übermittelt — siehe §5 für die genauen Drittland-Garantien:

• Anthropic PBC (USA) — Strukturierung Ihrer Support-Chat- Nachrichten (Betreff und Nachrichtentext der Support-Anfrage), Ihrer Ideen-Check- und Initiative-Angaben, Ihrer Eingaben für die Businessplan-Bausteine und den Angebots-Generator sowie Ihrer CFO-/COO-Kennzahlen und Unternehmenskontextdaten zu einer verständlichen Antwort/Erklärung.
• Perplexity AI, Inc. (USA) — ausschließlich für die Wettbewerbsrecherche im Ideen-Check, mit Live-Websuche zu von Ihnen genannten Begriffen/Wettbewerbern.

Beim Angebots-Generator übermitteln wir den von Ihnen eingegebenen Namen des Kunden bzw. Interessenten (also einer dritten Person oder eines Unternehmens), die Leistungsbeschreibung und ggf. den Preis an Anthropic. Bitte geben Sie hier nur Angaben ein, zu deren Weitergabe Sie berechtigt sind. Wir verarbeiten diese Angaben ausschließlich zur Erstellung des von Ihnen angeforderten Angebotstextes.

Ihre Eingaben im Support-Chat und im Ideen-Check können auch von Ihnen freiwillig mitgeteilte, besonders schützenswerte Angaben enthalten (z.B. persönliche Lebenshaltungskosten-Schätzungen im Ideen-Check). Wir fordern solche Angaben nicht gezielt an und kategorisieren sie nicht automatisiert — sollten Sie dennoch Gesundheits- oder andere besonders sensible Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO im Support-Chat oder Ideen-Check mitteilen, geschieht dies freiwillig und auf Ihre eigene Veranlassung (Rechtsgrundlage: Art. 9 Abs. 2 lit. a, ausdrückliche Einwilligung durch aktive Eingabe). Die CFO-/COO- Erklärungen basieren dagegen auf den bereits in Ihrem Konto hinterlegten strukturierten Kennzahlen, nicht auf einer eigenen Freitext-Eingabe von Ihnen.

Einwilligung zur KI-Nutzung: Bevor Ihre Eingaben an einen KI-Dienstleister übermittelt werden, holen wir in der App Ihre ausdrückliche Einwilligung ein (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Wir speichern Ihre Entscheidung mit Zeitpunkt als Nachweis. Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft in den Konto-Einstellungen der App widerrufen; ohne Einwilligung bleiben die KI-Funktionen gesperrt.

4.6 Push- und E-Mail-Benachrichtigungen

Beim Onboarding fragen wir, ob Sie Push- und E-Mail-Benachrichtigungen erlauben, und speichern diese Einstellung getrennt je Kanal. Wenn Sie Push-Benachrichtigungen aktivieren, speichern wir zusätzlich ein Geräte-Push-Token, um Sie z.B. an anstehende Compliance-Fristen zu erinnern — der Versand läuft über den Push-Dienst von Expo (650 Industries, Inc., siehe §5) und je nach Gerät über den Push-Dienst des Betriebssystems: auf iOS über Apple (APNs), auf Android über Firebase Cloud Messaging von Google (Google Ireland Ltd.). Dabei werden auch Titel und Text der Benachrichtigung übermittelt (z.B. der Titel einer Aufgabe oder Frist). Die E-Mail-Einstellung wird aktuell gespeichert, aber noch nicht zum tatsächlichen Versand von Benachrichtigungs-E-Mails genutzt — diese Funktion ist noch nicht gebaut. Sie können beide Einstellungen jederzeit in den Konto-Einstellungen oder (für Push) den Geräte-Systemeinstellungen ändern.

4.7 Nutzungs- und Log-Daten

Beim Zugriff auf unsere Server werden technisch notwendige Verbindungsdaten (IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Ressource, Fehlermeldungen) kurzzeitig verarbeitet, um den Betrieb und die Sicherheit der App sicherzustellen (Art. 6 Abs. 1 lit. f).

4.8 Fehler-Monitoring und Nutzungsanalyse (Sentry, PostHog)

Zur Fehlererkennung setzen wir Sentry ein: bei technischen Fehlern werden Stacktraces und Fehlermeldungen übermittelt, die vor der Übertragung automatisiert von erkennbaren Zugangsdaten (Tokens, Passwörter, API-Schlüssel, E-Mail-Adressen in Fehlertexten) bereinigt werden; wir deaktivieren zudem die automatische IP-Adress-/PII-Anreicherung von Sentry sowie das automatische Session-Tracking, sodass Sentry keine Werte auf Ihrem Endgerät speichert. Da kein Zugriff auf Ihr Endgerät im Sinne von §25 TDDDG stattfindet, läuft Sentry auf Grundlage berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — Stabilität und Sicherheit der App); Sie können der Verarbeitung gemäß §7 jederzeit widersprechen.

Zur Produktnutzungsanalyse setzen wir optional PostHog ein — ausschließlich gezielt benannte Ereignisse und Bildschirm-/Seitenaufrufe, um zu verstehen, welche Funktionen genutzt werden. Ausdrücklich nicht aktiviert: Session Replay (Bildschirmaufzeichnung) und automatische Erfassung einzelner Klicks/Formulareingaben (Touch-/Click-Autocapture). PostHog speichert eine Wiedererkennungs-ID in Local Storage — das ist Zugriff auf Ihr Endgerät im Sinne von §25 Abs. 1 TDDDG und läuft daher ausschließlich mit Ihrer vorherigen Einwilligung über unser Cookie-Banner (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar. Ohne Ihre Einwilligung wird PostHog nicht geladen. Analyse-Ereignisse, die in unserer eigenen Datenbank gespeichert werden, löschen wir nach 14 Monaten automatisch. Details je Kategorie, konkrete Speicherwerte und wie Sie Ihre Wahl ändern: siehe Cookie-Richtlinie. Beide Dienste laufen als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO; Details zu Anbietersitz/Drittlandgarantien siehe §5.

4.9 Kontaktformular (vantric.de)

Wenn Sie das Kontaktformular auf vantric.de nutzen, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Nachricht, um Ihre Anfrage zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO). Die Angaben werden in unserer Datenbank (Supabase, Frankfurt) gespeichert und zusätzlich an unser internes Support-System „Gosch OS" (os.goschgroup.de) weitergeleitet, damit unser Team sie bearbeiten kann. Zum Schutz vor Missbrauch (Rate-Limiting) wird beim Absenden ein aus Ihrer IP-Adresse gebildeter, nicht umkehrbarer Hash-Wert verarbeitet; die IP-Adresse selbst speichern wir dafür nicht, der Hash-Wert wird nach 24 Stunden gelöscht. Die Nachricht selbst speichern wir, solange sie zur Bearbeitung Ihrer Anfrage erforderlich ist; auf Ihren Wunsch löschen wir sie (Art. 17 DSGVO).

4.10 Support in der App

Wenn Sie in der App eine Support-Anfrage stellen, speichern wir Betreff, Nachrichten und Ticket-Status in unserer Datenbank. Betreff und Nachricht werden zur automatischen Einordnung und Antwort an Anthropic (siehe 4.5) übermittelt. Bei einer neuen Anfrage werden zusätzlich Ihr Name (bzw. ersatzweise Ihre E-Mail-Adresse), Ihre E-Mail-Adresse, der Betreff und der Nachrichtentext an unser internes Support-System „Gosch OS" (os.goschgroup.de) übermittelt, wo die KI-Assistentin „Laura" eine Erstantwort erstellen kann und unser Team das Ticket einsehen kann (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

4.11 Transaktions-E-Mails (Resend)

Für vertraglich erforderliche Systemnachrichten, insbesondere die Bestätigung einer Kündigung Ihres Web-Abonnements (§312k BGB), versenden wir E-Mails über den Dienstleister Resend (Resend, Inc., USA). Dabei werden Ihre E-Mail-Adresse und der Inhalt der jeweiligen Bestätigung verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

5. Empfänger und Drittländer — eingesetzte Auftragsverarbeiter

Wir setzen folgende Dienstleister als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO ein. Bei Anbietern mit Sitz außerhalb der EU/des EWR erfolgt die Übermittlung auf Grundlage der in der Tabelle jeweils genannten Garantien (insbesondere Standardvertragsklauseln, SCC):

6. Speicherdauer

Wir speichern Ihre Daten grundsätzlich so lange, wie Ihr Konto besteht. Löschen Sie Ihr Konto (§8), werden die zugehörigen Daten in unserer Datenbank unmittelbar entfernt. Ausgenommen sind Rechnungs- und Zahlungsbelege im Zusammenhang mit einem kostenpflichtigen Abonnement: Diese unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (§147 AO, §257 HGB) und werden bei den jeweiligen Zahlungsanbietern (Stripe, Apple, Google) sowie in unseren Buchhaltungsunterlagen für die gesetzliche Frist aufbewahrt. Ein bestehendes Web-Abonnement wird bei der Kontolöschung beendet; der zugehörige Kundendatensatz bei Stripe wird dabei nicht gelöscht, sondern verbleibt im Rahmen dieser Aufbewahrungspflichten bei Stripe. Support-Tickets, die an unser Support-System „Gosch OS" übermittelt wurden (Ziffer 4.9/4.10), werden von der Kontolöschung in der App nicht automatisch erfasst; Sie können deren Löschung gesondert unter datenschutz@vantric.de verlangen. Technische Log-Daten (§4.7) werden nach kurzer Zeit automatisch überschrieben.

7. Ihre Rechte gemäß DSGVO

Ihnen stehen die folgenden Rechte zu: Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigten Interesses (Art. 21). Wenden Sie sich hierfür an die in §2 genannte Adresse. Ihnen steht außerdem ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts.

8. Konto löschen

Sie können Ihr Konto jederzeit in der App unter „Sicherheit" → „Konto löschen" selbst und endgültig löschen — ohne Wartezeit, ohne Rückfrage bei uns. Sind Sie das einzige Mitglied Ihres Unternehmens, wird auch das gesamte Unternehmen samt aller zugehörigen Daten gelöscht. Gehören weitere Personen zu Ihrem Unternehmen, wird nur Ihre eigene Mitgliedschaft entfernt, die übrigen Unternehmensdaten bleiben für die verbleibenden Mitglieder bestehen.

9. Datenexport

Unter „Konto" → „Meine Daten exportieren" können Sie jederzeit einen vollständigen Export Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten anfordern (Art. 15/20 DSGVO) — inklusive Konto-, Unternehmens-, Aufgaben-, Visitenkarten- und Einwilligungsdaten.

10. Keine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO

Die in der App angezeigten Empfehlungen (z.B. „nächster sinnvoller Schritt") beruhen auf einer regelbasierten Logik, die Ihnen lediglich Vorschläge zur eigenen Entscheidung anzeigt. Es findet keine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung für Sie statt.

11. Cookies

Die mobile App verwendet keine Cookies. Die Web-Anwendung (vantric.de) setzt technisch notwendige Session-Cookies für die Authentifizierung sowie einen Wert zur Speicherung Ihrer Cookie-Entscheidung selbst (§25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, immer aktiv). Einen anonymen Wiedererkennungs-Wert (PostHog-„distinct_id" in Local Storage) zur Produktnutzungsanalyse gemäß §4.8/§5 setzen wir ausschließlich nach Ihrer vorherigen Einwilligung über das Cookie-Banner. Es werden keine Marketing-Cookies gesetzt. Vollständige Details je Kategorie, konkrete Speicherwerte/Laufzeiten und wie Sie Ihre Auswahl jederzeit ändern: Cookie-Richtlinie.

12. Verschlüsselung und IT-Sicherheit

Die Kommunikation zwischen App/Web und unseren Servern ist durchgehend TLS-verschlüsselt. Daten werden bei unserem Datenbank-Anbieter verschlüsselt gespeichert (at-rest). Der Zugriff auf Ihre Daten ist über Datenbankrichtlinien (Row Level Security) strikt auf Mitglieder Ihres eigenen Unternehmens beschränkt.

13. Biometrische Entsperrung (Face ID / Touch ID)

Wenn Sie Face ID/Touch ID auf Ihrem Gerät eingerichtet haben, nutzt VANTRIC ausschließlich die betriebssystemeigene Local-Authentication-Schnittstelle, um beim Wiederöffnen der App eine bestehende Sitzung zu entsperren. VANTRIC hat zu keinem Zeitpunkt Zugriff auf biometrische Rohdaten, Vorlagen oder Ergebnisse — die Prüfung findet ausschließlich lokal auf Ihrem Gerät statt und wird niemals an unsere Server übertragen.

14. Nicht an Minderjährige gerichtet

VANTRIC richtet sich an volljährige Gründerinnen und Gründer im DACH-Raum. Wir erheben wissentlich keine Daten von Personen unter 18 Jahren.

15. Datenpannen

Sollte es zu einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten kommen, die voraussichtlich zu einem Risiko für Ihre Rechte und Freiheiten führt, informieren wir Sie und die zuständige Aufsichtsbehörde gemäß Art. 33/34 DSGVO unverzüglich.

16. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Datenverarbeitung ändert (z.B. neue Funktionen, neue Auftragsverarbeiter). Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets unter dieser Adresse.

17. Kontakt

Bei Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter datenschutz@vantric.de.